Política de tratamiento de la información

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 del 2015 la Caja Colombiana de
Subsidio Familiar – Colsubsidio, informa la política aplicable a la entidad para el
tratamiento de protección de datos personales.

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

CAJA COLOMBIANA DE SUBSIDIO FAMILIAR COLSUBSIDIO, en adelante
COLSUBSIDIO, identificada con NIT: 860.007.336-1, con domicilio en la Calle 26
No. 25-50 de la ciudad de Bogotá D.C., Conmutador: 7457900.- Portal web:
www.colsubsidio.com, correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com.

ALCANCE.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de
datos de CAJA COLOMBIANA DE SUBSIDIO FAMILIAR COLSUBSIDIO, en
adelante COLSUBSIDIO quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de
los datos personales.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a
COLSUBSIDIO, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir,
actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidos por la
ley de acuerdo con la naturaleza de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar
COLSUBSIDIO.
En todo caso, el Titular del dato siempre tendrá la opción de revocar la autorización
y/o solicitar la supresión del dato. El titular del dato autoriza de manera previa,
expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos
administradas por COLSUBSIDIO cuando haga uso de www.colsubsidio.com y de
los demás canales de que disponga Colsubsidio para tal fin, así como el tratamiento
y la utilización de la misma por parte de COLSUBSIDIO, sus entidades vinculadas,
controladas o afiliadas o por otra entidad con la que tenga una relación comercial,
en cumplimiento de los fines previstos por la Ley, para las Cajas de Compensación
Familiar.
Por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los
servicios de COLSUBSIDIO en donde está alojado nuestro sistema y base de datos
podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza
a COLSUBSIDIO para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus
datos personales a los servicios de COLSUBSIDIO en cualquier país que considere
conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de
almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing
(computación en la nube) que COLSUBSIDIO contrate o requiera.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos
personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que COLSUBSIDIO, los
garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
3. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado
a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de
la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que
motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una
por cada mes calendario, COLSUBSIDIO podrá cobrar al Titular los gastos
de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que disponga COLSUBSIDIO.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d) Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
e) Por la estipulación a favor de otro o para otro.

DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones
relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores,
clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja
COLSUBSIDIO en sus bases de datos, será el área de servicio al cliente de Colsubsidio.
COLSUBSIDIO cuenta con la figura del Oficial de Cumplimiento cuya función es la
protección de datos personales a la luz de lo consagrado en las normas que regulan la
materia.

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

Colsubsidio informa al titular, que podrá consultar los presentes términos en nuestro
sitio WEB www.colsubsidio.com “Aviso de Privacidad y en el Manual de Políticas y
Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de Colsubsidio” y elevar
cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de:
- Líneas de servicio al cliente Colsubsidio: Línea audioservicios Bogotá
7457900, línea nacional gratuita: 018000 94 7900, página web:
www.colsubsidio.com opción servicio al cliente, correo electrónico
servicioalcliente@colsubsidio.com o personalmente en cualquiera de los Centros de
Servicio Colsubsidio.

Consulta de información.

Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las
Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de COLSUBSIDIO y no este
considerada como exceptuada por la Ley. La Entidad suministrará a estos toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer plazo.
Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada
mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas
establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya
periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, COLSUBSIDIO podrá
cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de
documentos.

Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable,
podrán presentar un reclamo ante COLSUBSIDIO, de acuerdo con el siguiente
procedimiento:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación
del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección,
teléfono, correo electrónico y lugar de contacto y acompañando los documentos que
se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane
las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor de dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

VIGENCIA

La presente política rige a partir del diez y ocho (18) de abril de 2013.
COLSUBSIDIO se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de
manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos
personales. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una
vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las
finalidades descritas en esta política.

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